Doornemen van documenten
Bij het doornemen van de aanbestedingsdocumenten zijn twee onderwerpen cruciaal. Enerzijds is het belangrijk om vast te stellen wat de aanbesteder precies wil inkopen. Op basis van deze analyse kun je beoordelen of jouw organisatie in staat is om de opdracht in de praktijk uit te voeren. Anderzijds is het van belang om te bepalen of je bedrijf voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen/selectiecriteria. Indien jouw bedrijf hieraan niet voldoet dan kan je niet zelfstandig inschrijven. Een combinatie vormen of een onderaannemer inschakelen kan een oplossing zijn.
Het is aan te raden om alle stukken van begin tot eind door te lezen. Belangrijke zinnen of alinea’s kunt je alvast arceren. Zo vind je later de hoofdlijnen gemakkelijk terug. Formuleer direct vragen wanneer je onduidelijkheden aantreft. Het stellen van open vragen leidt vaak tot uitgebreidere antwoorden vanuit de aanbesteder.
Multidisciplinair team
Het is verstandig om de stukken te laten bestuderen door medewerkers met verschillende achtergronden. Wijs een projectleider aan om regie te houden. Laat een jurist kijken naar de juridische voorwaarden. Betrek een materiedeskundige om te bekijken hoe de opdracht het beste uitgevoerd kan worden. En schakel een financieel specialist/calculator in om te komen tot een goede prijsstelling.
Checklist
Wanneer je alle documenten print dan rolt er waarschijnlijk een dik pak papier uit je printer. Om overzicht te creëren biedt een checklist uitkomst. In deze checklist neem je alle procedurevoorschriften, vormvoorschriften, bewijsmiddelen en kenmerken van de opdracht op. Het biedt ook de mogelijkheid om de interne taakverdeling te beschrijven. Tevens kunt je de winstrategie benoemen in de checklist. Een checklist is de downloaden op de homepage van deze website.