Raamwerk vaststellen
Leid je verhaal logisch en pakkend in. Benoem in enkele zinnen de belangrijkste klantbehoefte (lees: klantvraag), waarbij je in grote lijnen aangeeft hoe je deze klantvraag gaat invullen. Vervolgens schenk je puntsgewijs aandacht aan elk gunningscriterium van de aanbesteder.
Aandacht geven aan de gunningscriteria
Per gunningscriterium beschrijft de aanbestedende dienst vaak in een aantal zinnen of bullets op welke punten zij onderscheidend vermogen verlangt van de inschrijver. Elke bullet is vaak een subgunningscriterium. Probeer de belangrijkste en meest veelzeggende woorden (signaalwoorden) uit de beschrijving van het (sub)gunningscriterium te halen. Deze signaalwoorden (hierna: koptitels) worden de kern van je verhaal. Groot voordeel van deze werkwijze is dat je herkenbare woorden gebruikt voor de aanbesteder.
Chronologisch gebruik van koptitels
Gebruik de koptitels van het (sub)gunningscriterium chronologisch, dat wil zeggen in dezelfde volgorde als de aanbesteder dat doet in haar stukken. Door dit te doen creëer je overzicht en gemak voor de beoordelaar. Het laat tevens in één oogopslag zien dat je als inschrijver geen onderwerp bent vergeten.
Bepaal op alineaniveau
Nadat je de belangrijkste signaalwoorden hebt gevonden, kun je ervoor kiezen om op alineaniveau te bepalen wat je wilt communiceren. Je schrijft dus alleen de alineatitel op. Op deze manier zorg je dat alles op de juiste plek komt te staan en kun je makkelijk bruggetjes maken tussen de alinea’s. In feite heb je de inhoudsopgave gemaakt en kun je jouw verhaal nu uitschrijven.
Let op de verhoudingen
Het gebeurt regelmatig dat de schrijver van de kwaliteitsstukken enthousiast begint met schrijven aan het eerste gunningscriterium. Hier schenkt de schrijver uitvoerig en diepgaand aan. Het enthousiasme neemt beetje bij beetje af, met als gevolg minder aandacht voor de latere gunningscriteria (zowel inhoudelijk als qua lengte). Probeer je aandacht gelijk te verdelen over alle gunningscriteria, zeker als voor elk gunningscriterium evenveel punten te verdienen valt.
Sluit af
Benoem nog één keer bondig welke voordelen jouw aanbieding heeft ten aanzien van de belangrijkste klantvraag. Zodoende laat je nog een keer blijken dat je belangrijkste behoefte van de aanbesteder hebt gevat.