Kick-off
Zodra besloten is dat er een inschrijving wordt gedaan, dan helpt een kick-off om structuur aan te brengen in de taakveredeling en processen. Wanneer u samen met een ander bedrijf inschrijft, zorg dan dat deze organisatie ook een afgevaardigde heeft. Plan de kick-off zo spoedig mogelijk in. Zo creëer je meer flexibiliteit tijdens inschrijffase voor de leden van het bidteam.
Borg de volgende 5 zaken:
1.Laat iedereen de kick-off voorbereiden
Het is belangrijk dat alle leden van het bidteam de aanbestedingsstukken hebben doorgenomen. Het is van groot belang dat iedereen op de hoogte is van de belangrijkste kenmerken van de uitvraag, de doelstellingen van de aanbestedende dienst en de inhoud van de gunningscriteria.
2. Plan voldoende tijd
Er is vaak erg veel te bespreken. Laat alle schrijvers van de stukken ook aanwezig zijn bij de Kick-off. Bespreek hoe jullie aanbod onderscheidend kan zijn. Mijn ervaring is dat een goede kick-off al gauw 1,5 tot 2 uur duurt. Brainstormen maar.
3. Maak een agenda voor de kick-off
Zo weet iedereen wat er deze dag wel en niet ter sprake zal komen. Het is verstandig om een knip te maken tussen de planmatige aanpak en de inschrijfstrategie. Het PVA kan de basis zijn voor de planmatige aanpak.
4. Notuleer de kick-off
Het notuleren van de vergadering creëert duidelijkheid voor alle deelnemers. Stuur deze notulen binnen 1 dag naar alle betrokkenen.
5. Notuleer alle onduidelijkheden in het bestek
Dit helpt u bij het indienen van de vragen.
Plan in de vergadering de volgende drie onderdelen in:
Deel 1 van vergadering: plan van aanpak
Bespreek het plan van aanpak puntsgewijs (bijv. interne planning en/of verdeling taken).
Deel 2 van de vergadering: strategie en differentiatiethema
Bepaal in deel 2 hoe jouw organisatie meerwaarde kan toevoegen ten aanzien van gunningscriteria. Bespreek hoe je kunt overtuigen dat jouw bedrijf de juiste expertise heeft om de doelstellingen te behalen.
Deel 3 van de vergadering: raamwerk
Bespreek welke onderwerpen je terug wil laten komen bij de elk subgunningscriterium.