Vormvoorschriften
Bij aanbestedingen komen veel wettelijke voorschriften kijken. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is hier een voorbeeld van. De aanbesteder heeft de mogelijkheid om extra spelregels toe te voegen. Hieronder vind je belangrijkste vijf:
1. Wijze van communiceren
In de aanbestedingsstukken staat vaak beschrijven op welke wijze bedrijven contact mogen opnemen met de aanbesteder. Vaak mag er alleen schriftelijk contact op worden genomen met de inkoper, bijvoorbeeld via de berichtenmodule. Houd je aan dit voorschrift zodra een opdracht is gepubliceerd. Een communicatievoorschrift negeren kan leidt vaak tot uitsluiting.
2. Marges, lettertype en lettergrote
In bijna alle aanbestedingen stelt de aanbesteder (minimum)eisen aan het in te dienen document. Door een vast lettertype en lettergrote te hanteren krijgt de beoordelingscommissie leesgemak. Daarnaast kunnen bedrijven niet meer schrijfruimte winnen door te kleinere lettertypes of lettergroottes te hanteren.
3. Figuren en plaatjes
Wanneer u figuren en/of plaatjes gebruikt, zorg dan dat eventuele tekst en/of bijschriften bij het figuur hetzelfde lettertype gehanteerd. Dit is een veelgemaakte fout bij inschrijvingen, waarbij overtreding vaak leidt tot uitsluiting. Je kunt in de Nota van Inlichtingenronde verzoeken of figuren en plaatjes in een bijlage mogen worden geplaatst. Zo win je alsnog ruimte.
4. Anonimiteit
Controleer goed of de inschrijver een anonieme inschrijving verlangt. Wanneer een aanbesteder anonimiteit voorschrijft, probeer dan ook andere belangrijke bedrijfskenmerken (zoals locatie) te vermijden. De inkoper wenst in deze aanbesteding nadrukkelijker te selecteren op kwaliteit (en niet op naamsbekendheid).
5. Ondertekening
De meest gemaakte fout bij inschrijvingen is geen of een onjuiste ondertekening. Controleer wie vertegenwoordigingsbevoegd is bij de inschrijver. Indien dit meerdere personen zijn, dan dienen deze beide te ondertekenen. Vaak dient het UEA of een inschrijvingsbiljet ook ondertekend te worden. Ditzelfde geldt voor kerncompetenties en/of tevredenheidsverklaringen. Let ook op de vertegenwoordigingsbevoegdheid wanneer je een beroep doet de draagkracht van derde.