De laatste controle
Alle stukken en bewijsmiddelen zijn verzameld. Als de interne planning is aangehouden dan heb je nog tijd om alles één keer alles door te nemen. Aanbestedingszaken heeft voor u de 10 belangrijkste controlepunten voor u opgesomd.
1. Zijn alle documenten die ondertekend rechtsgeldig ondertekend? Alleen personen die bevoegd zijn om te ondertekenen volgens het Handelsregister of gevolmachtigd zijn kunnen u vertegenwoordigen.
2. Wordt het voorgeschreven lettertype gebruikt en worden de juiste marges gehanteerd? Ook al lijkt het een detail, u dient zich aan de vormvoorschriften te houden. Het voorgeschreven lettertype geldt ook voor figuren.
3.Wordt het maximumaantal pagina’s niet overschreden? Per gunningscriterium mag je vaak een maximaal aantal pagina’s gebruiken. Controleer per gunningscriterium of je aan dit voorschrift voldoet.
4. Staan er geen voorbehouden in je inschrijving? Een inschrijving dient onvoorwaardelijk te zijn. Maak geen voorbehouden in je aanbieding.
5. Verwijs je naar je eigen leveringsvoorwaarden? Niet doen! De aanbesteder heeft haar eigen inkoopvoorwaarden bijgevoegd. Het van toepassing verklaring van je eigen leveringsvoorwaarden kan leiden tot uitsluiting.
6. Heb je verwijzingen staan in je aanbieding? Dat mag alleen binnen het document. Je mag bijvoorbeeld bij gunningscriterium 3 niet verwijzen naar de tekst van gunningscriterium 1.
7. Wil de aanbesteder PDF of word? Controleer dit! Wanneer een aanbesteder geen voorschrift heeft, dan is PDF aan te raden. Dit komt zakelijker over.
8. Heb je bijlagen gebruikt? In veel aanbestedingen is dit niet toegestaan. Voeg in dat geval de bijlagen niet toe.
9. Zijn je kerncompetenties uitgebreid genoeg beschreven? In één kerncompetentie staat vaak een opsomming aan eisen. Ga op elke eis afzonderlijk in. De controle op kerncompetenties wordt vaak secuur gedaan.
10. Zijn de documenten uniform? Vaak werken er verschillende medewerkers aan verschillende onderdelen. Print alle documenten nog één keer uit en kijk of structuur van de documenten overeenkomt. Check ook op dubbele spaties en afwijkende regelafstanden.