Meerwaarde op klantniveau bepalen
Zoals beschreven in het artikel ‘opdrachtgevers targeten’, is het belangrijk om een lijstje te maken van interessante opdrachtgevers. Een standaard bedrijfsbrochure sturen met een algemene tekst naar de inkoopafdeling zal waarschijnlijk weinig indruk achterlaten. Verdiep je in elke potentiële opdrachtgever en maak je introductie persoonlijk. Er zijn verschillende handigheidjes die je kunt toepassen.
Verzamel zoveel mogelijk informatie
Bekijk de website, lees het inkoopbeleid en bestudeer de jaarbegroting. Al deze informatiebronnen tezamen geven je een goed beeld van de opdrachtgever. Sommige organisaties hebben ook een informatiegids waarin de organisatie wordt beschreven.
Achterhaal de personen (en schrijf gericht aan)
Veel aanbesteders hebben een groot personeelsbestand. Het is de kunst om de juiste boodschap aan de juiste personen te adresseren. Vaak het is aan te raden om zowel de inkoper als de budgethouder (vaak een beleidsverantwoordelijke medewerker) aan te schrijven. Via LinkedIn kunt u op organisatieniveau vaak zoeken welke personen er werkzaam zijn. Daarnaast kunt u via recente aanbestedingsstukken op TenderNed achterhalen wie de inkopers zijn. Schrijf deze personen persoonlijk aan (“Geachte heer Willemsen”).
Alloceer de huidige leverancier
Het is niet altijd even makkelijk om te achterhalen wie de zittende leverancier is. Bij Europese procedures kun je via TenderNed kun je via de zoekfunctie (‘aankondiging van een gegunde opdracht) bekijken wie er de vorige keer heeft gewonnen. De dataset die TenderNed periodiek publiceert geeft deze informatie ook.
Daarnaast komt het voor dat concurrenten de opdrachtgever als referentieproject op de bedrijfswebsite hebben staan. Soms kun je via een fysiek bezoek waarnemen wie een bepaalde opdracht uitvoert (welke bedrijfsauto’s staan er voor de deur). Een praatje met de receptionist kan je ook verder helpen.
Bepaal een meerwaardestrategie
Een verbetering van dienstverlening ten opzichte van de zittende leverancier is vaak mogelijk. Dat kan enerzijds te maken hebben met kwaliteit die de zittende leverancier levert. Anderzijds kan de dienstverlening door technologische ontwikkeling mogelijk verbeterd worden. Bepaal welke meerwaarde je kunt leveren, en overleg informatie waaruit blijkt dat je daadwerkelijk in staat bent om deze meerwaarde te leveren (bijv. door een referentieopdracht). Denk oplossingsgericht mee. Voer geen salesgesprekken.
Kies uw introductiewijze
In de praktijk wordt er vaak gekozen voor een introductie via e-mail. In de e-mail zelf kunt je jezelf en jouw organisatie introduceren. Maak kenbaar dat je interesse hebt om in de toekomst opdrachten uit te voeren. Benoem de belangrijkste meerwaarde die je kunt toevoegen. In de bijlage kun je belangrijke informatie kwijt (interessante referentieprojecten, een korte bedrijfsfilm, uw jaarverslag, etc). Probeer aan te sturen op een reactie (“Kunt u mij aangeven of er in de nabije toekomst opdrachten aankomen waarbij wij u mogelijk van dienst kunnen zijn?”)
Bel na
Wanneer je na een week geen reactie hebt, probeer dan contact op te nemen met de inkoper en/of de budgethouder. Je kunt in het telefoongesprek refereren aan de verzonden e-mail.