Plan van aanpak en planning
Het inschrijven op een aanbesteding gebeurt vaak door collega’s met verschillende kwaliteiten en achtergronden. Waar de één zich meer richt op procescontrole, zal de ander zich meer richten op strategie of het schrijven/reviewen van de stukken.
Interne planning
Een intern plan van aanpak creëert duidelijkheid voor alle leden het van het inschrijfteam. Aanbestedingszaken heeft een format gemaakt waarbij de belangrijkste feiten van de opdracht ingevuld kunnen worden.
Plan van aanpak
Het is verstandig om het (concept) plan van aanpak door te spreken tijdens een kick-off. Het plan van aanpak structureert informatie en creëert overzicht. Tijdens de kick-off kun je de laatste velden in het plan van aanpak invullen. Probeer in de kick-off overeenstemming te bereiken over de interne taakverdeling en de interne planning.
Door het maken van een plan van aanpak is het niet meer nodig om continue de aanbestedingsstukken erbij te pakken. De belangrijkste informatie is immers al verwerkt in het plan van aanpak.
Versiebeheer
Aanbestedingszaken adviseert om het plan op te slaan in een gedeelde werkmap. Mochten er wijzigingen plaatsvinden in de aanbesteding, bijvoorbeeld door een vragenronde, dan kan een 2.0 versie worden aangemaakt. Markeer in deze versie duidelijk wat er gewijzigd is. Zo kan iedereen in één oogopslag de wijzigingen zien.