SMART schrijven
Een aanbesteder wil weten wat de aanpak is van jouw bedrijf in deze specifieke aanbesteding. Wie doet wat wanneer, en krijgt de opdrachtgever dan wat zij wil? Dat is in één zin de SMART-methodiek betekent. In sommige aanbestedingen wordt uitdrukkelijk beschreven dat uw inschrijving SMART dient te zijn. Het is dan verstandig om aan alle onderdelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) aandacht te schenken.
Specifiek
Beschrijf helder je werkwijze, en benoem duidelijk welke taken bij welke rollen zijn belegd. Koppel een planning aan het gehele proces. Wanneer je ondersteuning nodig hebt van de aanbesteder (bijvoorbeeld bij de implementatie van een ICT-pakket), stel hier dan gerichte vragen over in de Nota van Inlichtingen (Wie binnen uw organisatie is beschikbaar om in de eerste week van december om het huidige ICT-systeem uit te leggen?).
Meetbaar
Maak je aanbod inzichtelijk. Beschrijf meetmomenten in je plan van aanpak, laat weten welke kwaliteit je meet en wat je meetmethode is. (‘Op 1 maart 2021 komt een extern meetbureau een Black Box Pentest uitvoert. De resultaten hiervan delen we op 8 maart 2021 met de teamleider via e-mail’).
Acceptabel
Laat je aanbod aansluiten op de uitvraag van de klant. Beschrijf welke resultaten de opdrachtgever behaalt als zij kiest voor jou. Koppel deze resultaten ook aan de doelstellingen van de aanbestedingen én de hogere organisatiedoelstellingen. De doelstelling van de aanbesteding staat vaak in de aanbestedingsleidraad beschreven. Hogere organisatie zijn vaak terug te vinden in jaarverslagen en beleidsplannen.
Realistisch
Je inschrijftekst is je formele aanbieding. De aanbesteder kan en zal je daar in de uitvoering waarschijnlijk aan houden. Overtuigend schrijven is prima, bluffen moet je niet doen. Wanneer je potentiële obstakels signaleert (bijvoorbeeld: een moeizame migratie van data), dan kun je dat het beste benoemen in je stukken. Beschrijf waarop je twijfel is gebaseerd, en hoe je handelt in een dergelijke situatie.
Tijdgebonden
Benoem wanneer je wat gaat doen. Beschrijf het implementatietraject, plan voorlichtingsdagen in voor medewerkers en laat weten wanneer je systeemupdates doet. Benoem zo specifiek mogelijk wanneer u deze handelingen verricht.