Rollen en taken bepalen
Een inschrijfteam functioneert doorgaans beter wanneer verschillende disciplines samenwerken. Hoewel geen enkel bidteam gelijk is, komen de volgende rollen in de praktijk veelal terug.
Bidmanager: de bidmanager is vaak de spil in het web van de aanbesteding. Hij bewaakt de voortgang en verzamelt belangrijke bewijsmiddelen (zoals kerncompetenties en de Gedragsverklaring aanbesteden. De bidmanager heeft doorgaans toegang tot alle recente versies van alle aanbestedingsstukken. Hij ziet toe op hoogstaande kwaliteit van de aanbestedingsstukken: vaak als schrijver of reviewer.
Jurist: een jurist kijk vaak kritisch naar de voorwaarden die een aanbesteder stelt. Een heikel punt is veelal de aansprakelijkheidsvoorwaarden. Via de Nota van Inlichtingen kan de jurist proberen om de voorwaarden gunstiger te maken.
Calculator: een financieel deskundige onderzoekt de financiële kansen en risico’s van de aanbesteding. Een calculator rekent de kosten door en adviseert op het gebied van pricing.
Tekstschrijver: vaak schrijven verschillende personen aan de teksten. De tekstschrijvers zijn de deskundigen op de onderwerpen van de gunningscriteria (die de aanbesteder heeft opgesteld). De tekstschrijver heeft veel verstand van zaken en heeft niet persé een sales achtergrond. Het is bijvoorbeeld logisch om een duurzaamheidscoördinator in te schakelen voor het gunningscriterium ‘Duurzaamheid’.
Teamleider/Eigenaar: het winnen van een aanbesteding is vaak van cruciaal belang voor de bedrijfsvoering en personeelsplanning van het bedrijf op middellange termijn. Deze persoon heeft vaak veel kennis van het bedrijf en de organisatie. Hij/zij functioneert doorgaans goed als reviewer.